Portal del Investigador

Contexto

A finales de 2022, una organización universitaria nos encargó rediseñar su Portal del Investigador — un hub central donde los académicos registran y gestionan publicaciones, fondos, patentes, congresos y su financiación.

El portal también servía como espacio de colaboración, pero con los años su estética había quedado obsoleta y la usabilidad había decaído.

Antigua página de registro de proyectos

El problema

El portal heredado sufría de mala usabilidad, interfaz anticuada, baja responsividad y falta de soporte multiidioma y de accesibilidad.

Los usuarios — investigadores y personal administrativo — se enfrentaban a menús abrumadores, formularios extensos (¡más de 50 campos!) y flujos de trabajo ineficientes, lo que provocó una caída en el uso.

"Nuestro objetivo era crear un portal más intuitivo y eficiente, que permitiera a los investigadores encontrar la información de forma más rápida y sencilla."

Propuesta de solución

Nuestra consultora diseñó una renovación de la UI centrada en UX y creatividad, alineada con las necesidades del cliente y con metodología Agile + Design Thinking. Mantuvimos una colaboración estrecha tanto con negocio como con los usuarios, entregando validaciones por fases para minimizar el retrabajo en desarrollo.

El equipo

Un equipo multidisciplinar — de nuestra consultora y del cliente — colaboró estrechamente durante todo el proyecto.

Proceso

Utilizamos un enfoque de "Discovery Design" — nuestra fusión interna de Design Thinking y Agile, estructurado en cuatro fases: Empatizar, Idear, Diseñar, Entregar.

1. Empatizar

Realizamos sesiones con stakeholders y usuarios para comprender el portal, sus restricciones técnicas, las necesidades de los usuarios y el contexto de uso.

Los principales retos incluían:

• Interfaz anticuada y layout no responsive.
• Arquitectura de información compleja: hasta 60+ elementos de menú entre niveles superiores y subniveles.
• Formularios pesados con más de 50 campos.
• Falta de soporte multiidioma.
• Accesibilidad por debajo del estándar AA.

2. Idear

Ideamos con el cliente y los usuarios, priorizando ideas y bocetando la nueva arquitectura de información, la estructura de navegación y las plantillas principales del portal.

Principios de diseño principales:

• Navegación simplificada (superior + lateral).
• Dashboards personalizados para acceso rápido a tareas.
• Diseño responsive con tono consistente y accesibilidad.

3. Diseñar

Los wireframes validados llevaron a diseños de alta fidelidad basados en el branding del cliente y accesibilidad nivel AA. Construimos un UI Kit completo que incluía colores, tipografías, grids, espaciado, sombras, botones, formularios, tablas, modales y sistemas de notificaciones.

Diseñamos plantillas para escritorio, tablet y móvil para pantallas de consulta, vistas de detalle, formularios (frecuentemente en modales), notificaciones, registros horarios y el dashboard responsive.

4. Entregar

El testing fue iterativo, utilizando prototipos de Figma para validar la claridad de navegación, la usabilidad y minimizar correcciones en fase de desarrollo.

El nuevo dashboard reemplazó la pantalla en blanco por defecto, mostrando métricas clave y tareas mediante tarjetas y pestañas, reduciendo la carga cognitiva y mejorando el enfoque del usuario. Funcionaba de forma fluida en todos los dispositivos.

Aprendizajes clave

• Diseñar para la complejidad requiere simplicidad: incluso las herramientas más técnicas pueden ser usables si nos centramos en claridad, jerarquía y revelación progresiva.
• La co-creación acelera la adopción: la colaboración temprana con stakeholders y usuarios ayudó a asegurar que el producto cubría necesidades reales y generaba sentido de propiedad desde el primer día.
• La accesibilidad debe ser intencional: alcanzar los estándares WCAG AA requirió atención al contraste de color, la navegación por teclado y la estructura semántica desde el inicio.
• Los pequeños cambios tienen gran impacto: introducir un dashboard y reorganizar los menús mejoró significativamente el engagement y la orientación — sin cambiar la lógica del backend.
• El diseño nunca está terminado: el prototipado y los ciclos de feedback continuo nos ayudaron a detectar problemas de usabilidad a tiempo, pero también mostraron que las necesidades de los usuarios evolucionan con el tiempo.

Conclusión

En resumen, el rediseño del Portal del Investigador mejoró la usabilidad, la accesibilidad y la adopción — reforzando su posición como herramienta clave para los equipos académicos.